Khi lo liệu tang lễ cho người nước ngoài tại Omiya: Thông báo về cái chết cho đại sứ quán/lãnh sự quán và các thủ tục xác nhận cần thiết.

Khi một thành viên gia đình hoặc bạn bè thân thiết mang quốc tịch nước ngoài qua đời, ngoài việc lo liệu tang lễ, bạn có thể cần liên hệ với đại sứ quán hoặc lãnh sự quán trong lúc đau buồn sâu sắc. Sự khác biệt về ngôn ngữ và hệ thống có thể khiến bạn khó biết "cần liên hệ ở đâu, hỏi gì và khi nào".

Khi xem xét việc tổ chức tang lễ tại Omiya, phường Omiya thuộc thành phố Saitama, phường Urawa thuộc thành phố Saitama, hoặc phường Minuma thuộc thành phố Saitama, điều hữu ích là trước tiên hãy tách biệt và sắp xếp nguyện vọng của người thân khỏi tình trạng của các thủ tục cần thiết, điều này sẽ giúp quá trình diễn ra dễ dàng và bình tĩnh hơn. Bài viết này sẽ giải thích những điều cần kiểm tra khi xem xét việc thông báo cho văn phòng lãnh sự về cái chết, và những điều cần chuẩn bị trước khi tổ chức tang lễ, lễ tang gia đình hoặc hỏa táng tại Nhật Bản.

Trước tiên, tôi muốn làm rõ ba điều.

Ngay cả trong những tình huống cần đưa ra quyết định nhanh chóng, bạn cũng không cần phải quyết định mọi thứ cùng một lúc. Trước tiên, hãy xác nhận ai sẽ là người liên lạc chính, ai sẽ giữ giấy tờ tùy thân của người quá cố, gia đình ở đâu và họ muốn được tiễn biệt như thế nào.

• Các giấy tờ có thể xác minh danh tính của người đã khuất, chẳng hạn như quốc tịch, hộ chiếu và thẻ cư trú.
• Thông tin liên lạc của các thành viên gia đình, nơi làm việc và bạn bè tại Nhật Bản, cũng như thông tin liên lạc của các thành viên gia đình ở nước ngoài.
• Tên của đại sứ quán hoặc lãnh sự quán, giờ mở cửa và thông tin liên lạc khẩn cấp.
• Kế hoạch tổng thể: liệu có nên tổ chức lễ tang và hỏa táng tại Nhật Bản, hay xem xét việc đưa thi hài về nước.
• Các sở thích về tôn giáo và văn hóa, ngôn ngữ sẽ được sử dụng để thông báo cho người tham dự, và liệu họ có muốn tham gia trực tuyến hay không.

Quốc tịch không cho phép chúng ta suy đoán tôn giáo hay phong tục của một người. Điều quan trọng là phải tìm hiểu kỹ càng nhất có thể xem người đó có để lại di nguyện nào khi còn sống hay không, và gia đình họ coi trọng điều gì nhất.

Danh sách kiểm tra trước khi liên hệ với đại sứ quán hoặc lãnh sự quán

Thông tin liên hệ và các chi tiết cần thiết cho việc khai tử khác nhau tùy theo quốc gia và khu vực. Hãy kiểm tra hướng dẫn chính thức của đại sứ quán hoặc lãnh sự quán, và chuẩn bị sẵn càng nhiều thông tin càng tốt khi liên hệ với họ để thuận tiện cho việc giao tiếp. Các giấy tờ cần thiết, cách xử lý bản gốc và việc có cần dịch thuật hay không cũng khác nhau, vì vậy hãy chắc chắn xác nhận các chi tiết này tại chỗ.

Thông tin sẽ được cung cấp

• Những thông tin có thể xác nhận bao gồm tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu và số thẻ cư trú của người đã khuất.
• Ngày giờ, địa điểm biết tin về cái chết, và tên, mối quan hệ, cùng thông tin liên lạc của người đã liên hệ với họ.
• Tình hình thực hiện các thủ tục báo cáo tử vong tại Nhật Bản
• Nơi an nghỉ của người quá cố, và những gì đã được quyết định cũng như những gì chưa được quyết định liên quan đến tang lễ và hỏa táng.
• Bạn đã liên lạc với người thân ở nước ngoài chưa, hoặc có người thân nào muốn được văn phòng lãnh sự liên lạc không?

Những điều cần xác nhận với văn phòng lãnh sự

• Cần làm gì để báo cáo trường hợp tử vong, và cần những giấy tờ, bản sao và bản dịch nào?
• Xử lý hộ chiếu và các giấy tờ liên quan đến cư trú.
• Có tài liệu hướng dẫn nào giúp liên lạc với người thân trong khu vực không?
• Những điều cần xác nhận với văn phòng lãnh sự khi hỏa táng tại Nhật Bản hoặc cân nhắc việc vận chuyển hài cốt ra nước ngoài.
• Thông tin liên hệ trong trường hợp bạn cần mang tro cốt hoặc các giấy tờ liên quan ra nước ngoài.

Văn phòng lãnh sự là nơi bạn có thể tìm hiểu thông tin về hệ thống và quy định của mỗi quốc gia. Mặt khác, những việc như sắp xếp tang lễ, đặt chỗ tại cơ sở hỏa táng, phương tiện đi lại và các yêu cầu du lịch có thể cần được xác nhận với các cơ sở, hãng hàng không và tổ chức liên quan tại quốc gia bạn đến. Bạn nên ghi lại ngày, giờ, người liên hệ và những điểm cần xác nhận khi nhận được thông tin, vì điều này sẽ giúp bạn dễ dàng chia sẻ với các thành viên trong gia đình.

Hình thức tang lễ sẽ được quyết định tùy theo hoàn cảnh của gia đình.

Nếu bạn có người thân sống ở nước ngoài, việc tập hợp họ ngay lập tức có thể khó khăn. Trong trường hợp đó, bạn có thể xem xét các lựa chọn khác nhau, chẳng hạn như tổ chức một tang lễ nhỏ trong gia đình, dành thời gian để nói lời tạm biệt trước khi hỏa táng, hoặc tạo một buổi tưởng niệm vào một ngày khác. Lựa chọn nào phù hợp sẽ phụ thuộc vào nguyện vọng của gia đình, hoàn cảnh của những người có thể tham dự, cũng như điều kiện và khả năng của các cơ sở vật chất.

Tại thành phố Saitama, các cơ sở tang lễ và lò hỏa táng có thể nằm tách biệt. Saitama City Hikari Kaikan là một cơ sở tang lễ, trong khi việc hỏa táng được thực hiện tại Lò hỏa táng Urawa hoặc Omiya Seien. Điều kiện sử dụng, tình trạng tiếp nhận, phương thức đặt chỗ và các điều kiện liên quan đến hài cốt và nhà tang lễ thay đổi tùy thuộc vào thời điểm trong năm và cơ sở, vì vậy việc xác nhận trước là rất cần thiết.

Ví dụ, ngay cả khi bạn muốn một địa điểm ở phường Omiya, thành phố Saitama thuận tiện cho người thân tụ họp, tốt nhất là không nên quyết định chỉ dựa trên vị trí của nhà tang lễ. Hãy cân nhắc thời gian di chuyển đến nhà hỏa táng, gánh nặng cho người thân lớn tuổi tham dự, và thời gian cần thiết để liên lạc với người thân ở nước ngoài khi lên kế hoạch. Nếu có người tham dự đến từ phường Urawa hoặc phường Minuma ở thành phố Saitama, hãy nhớ chia sẻ thời gian di chuyển và phương thức gặp gỡ càng sớm càng tốt.

Tất cả các bên liên quan phải hoàn tất thủ tục xác nhận trước khi hỏa táng.

Điều cần thiết là phải xác nhận chi tiết về việc đặt chỗ hỏa táng, những thứ cần mang theo vào ngày hôm đó và những gì được phép đặt trong quan tài. Mặc dù việc muốn đưa vào những vật dụng liên quan đến quê hương của người quá cố là điều tự nhiên, nhưng một số vật dụng không được phép đặt vào bên trong vì lý do an toàn. Nếu bạn có những vật dụng cụ thể muốn đưa vào, đừng tự mình chuẩn bị; hãy tham khảo ý kiến của nhà tang lễ và cơ sở hỏa táng trước đó.

1. Chúng tôi sẽ kiểm tra tình trạng thông báo tử vong và việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho việc hỏa táng.
2. Vui lòng xác nhận ngày giờ tại cơ sở hỏa táng, thời gian gặp mặt, phương tiện di chuyển và số lượng người tham dự dự kiến.
3. Chúng tôi sẽ chia sẻ những vật phẩm mà bạn muốn đặt trong quan tài, bất kỳ lưu ý nào về tôn giáo hoặc văn hóa, và bất kỳ sở thích nào về quần áo hoặc hoa.
4. Chúng tôi sẽ thông báo cho gia đình ở nước ngoài về cả những quyết định đã được đưa ra và những quyết định vẫn chưa được quyết định.
5. Sau khi hỏa táng, các gia đình sẽ thảo luận về cách xử lý tro cốt, liệu có nên giữ lại ở Nhật Bản hay xem xét việc chuyển chúng ra nước ngoài.

Nếu bạn đang cân nhắc việc mang tro cốt hoặc vận chuyển thi hài ra nước ngoài, các giấy tờ cần thiết, thùng chứa, điều kiện tiếp nhận và thủ tục xử lý đối với vận chuyển bằng đường hàng không có thể khác nhau tùy thuộc vào các bên liên quan. Hãy kiểm tra với văn phòng lãnh sự, hãng hàng không và các cơ quan chức năng có liên quan tại điểm đến của bạn để đảm bảo đáp ứng tất cả các điều kiện trước khi thực hiện bất kỳ sự sắp xếp nào.

Chia sẻ thông tin khi có sự khác biệt về ngôn ngữ.

Nếu các thành viên trong gia đình nói các ngôn ngữ khác nhau, ngay cả những cuộc trao đổi ngắn cũng có thể bị hiểu sai. Đối với những quyết định quan trọng, việc ghi lại ngày, giờ, địa điểm, những gì đã được quyết định và những gì vẫn đang được xác nhận sẽ hữu ích hơn là chỉ dựa vào giao tiếp bằng lời nói, và sau đó truyền đạt lại thông tin đó cho tất cả các bên liên quan.

Nếu cần phiên dịch, vui lòng xác nhận trước xem điều đó có khả thi hay không và những dịch vụ nào sẽ được cung cấp. Chúng tôi cung cấp tư vấn đa ngôn ngữ qua email, và tư vấn qua điện thoại bằng tiếng Nhật hoạt động 24/7. Khi liên hệ với chúng tôi, vui lòng cho chúng tôi biết không chỉ quốc tịch của người quá cố, mà còn cả ngôn ngữ giao tiếp mà gia đình ưu tiên, tình trạng xác nhận với lãnh sự quán, và điều gì quan trọng đối với bạn trong lời tạm biệt.

Thay vì cố gắng vội vàng đưa ra mọi quyết định, hãy thử chia nhỏ mọi việc thành "những việc cần quyết định hôm nay", "những việc cần xác nhận trước khi quyết định" và "những việc cần thảo luận với gia đình ở nước ngoài". Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xác định thứ tự các bước cần tiến hành, ngay cả trong lúc đau buồn.

Chúng tôi sẽ xác nhận từng điểm, tập trung vào nguyện vọng của gia đình quý vị.

Khi tiễn biệt một người nước ngoài, các thủ tục hành chính, liên hệ với lãnh sự quán, chuẩn bị tang lễ và các thủ tục sau khi hỏa táng thường diễn ra đồng thời. Tuy nhiên, bằng cách sắp xếp các liên hệ cần thiết và chia sẻ nguyện vọng của gia đình, gánh nặng đưa ra quyết định có thể được giảm bớt.

Nếu quý vị đang cân nhắc tổ chức tang lễ tại khu vực Omiya, vui lòng sắp xếp và thông báo cho chúng tôi những thông tin quý vị đã xác nhận với văn phòng lãnh sự, cũng như bất kỳ điểm nào quý vị chưa xác nhận. Chúng tôi sẽ phối hợp với quý vị để lên kế hoạch tổ chức tang lễ phù hợp với hoàn cảnh của quý vị, để gia đình quý vị có thể dành thời gian nói lời tạm biệt một cách thanh thản và ý nghĩa.