Cần làm gì nếu du khách nước ngoài qua đời tại thành phố Saitama | Thông tin về tang lễ, công ty bảo hiểm và liên hệ đại sứ quán

Khi một thành viên gia đình hoặc người bạn đồng hành qua đời trong chuyến đi, sự khác biệt về ngôn ngữ và quy định có thể khiến việc xác định hướng giải quyết trở nên khó khăn. Tại thành phố Saitama, nếu bạn gặp phải trường hợp du khách nước ngoài qua đời, điều quan trọng là trước tiên phải ghi lại tình hình và sau đó liên hệ với các cơ quan chức năng có liên quan theo thứ tự. Việc phân biệt giữa những vấn đề cần quyết định nhanh chóng và những vấn đề có thể được quyết định sau khi tham khảo ý kiến gia đình sẽ giúp quá trình ra quyết định dễ dàng hơn.

Công ty chúng tôi sẽ hỗ trợ quý vị tổ chức các chi tiết cần thiết cho tang lễ và hỏa táng, đồng thời lắng nghe nguyện vọng của gia đình người quá cố. Chúng tôi cung cấp tư vấn qua email bằng nhiều ngôn ngữ và tiếp nhận cuộc gọi điện thoại 24/7 bằng tiếng Nhật. Vui lòng xác nhận trước về sự sẵn có và chi tiết của các dịch vụ như phiên dịch, nghi lễ tôn giáo, vận chuyển và phát trực tiếp, theo nhu cầu của quý vị.

Những thông tin cần chuẩn bị trước tiên và thứ tự liên hệ với mọi người.

Nếu bạn nhận được cuộc gọi từ bệnh viện, cảnh sát hoặc cơ sở lưu trú, hãy ghi lại chức danh và tên người liên hệ, ngày giờ gọi, địa chỉ để gọi lại và tình hình hiện tại. Tập trung hộ chiếu, lịch trình chuyến đi, hợp đồng bảo hiểm và thông tin liên lạc của công ty bảo hiểm, cũng như thông tin liên lạc của bất kỳ người đi cùng nào vào một nơi để tránh bị phân tán. Xác nhận địa điểm cất giữ và phương thức giao nhận đồ dùng cá nhân và vật có giá trị của bạn.

Thủ tục báo cáo tử vong và xử lý các giấy tờ liên quan sẽ khác nhau tùy thuộc vào địa điểm và hoàn cảnh tử vong. Vui lòng liên hệ với bệnh viện hoặc sở cảnh sát để xác nhận các thủ tục cần thiết, thời gian dự kiến cấp giấy tờ và các điều kiện liên quan đến việc xem hoặc nhận thi thể. Tốt nhất là nên dựa vào giải thích từ cơ quan có thẩm quyền hoặc văn phòng liên quan thay vì tự suy đoán.

Danh sách các vật dụng cần chuẩn bị sẵn

• Thông tin về tổ chức nhận cuộc gọi, người phụ trách, ngày giờ và thông tin liên lạc để gọi lại.
• Thông tin về tên, ngày sinh, quốc tịch và hộ chiếu của người đã khuất.
• Thông tin về bảo hiểm du lịch hoặc bảo hiểm thẻ tín dụng
• Thông tin liên lạc của người đi cùng tại Nhật Bản và các thành viên gia đình tại quốc gia/nơi cư trú của họ.
• Nơi đặt thi hài và các giấy tờ cần thiết cho việc thăm viếng và nhận thi hài.
• Ngày giờ gặp gỡ với đại sứ quán/lãnh sự quán và nội dung thông tin được cung cấp.

Sẽ có sự chênh lệch múi giờ khi liên lạc với người thân ở nước ngoài. Việc sớm quyết định ai sẽ là người liên lạc chính với gia đình và ai sẽ nhận thông tin liên lạc trong Nhật Bản sẽ giúp giảm thiểu hiểu lầm. Chia sẻ thông tin bằng văn bản về nguyện vọng của người quá cố và bất kỳ phong tục nào mà gia đình trân trọng cũng có thể hữu ích. Tuy nhiên, đừng giả định tín ngưỡng tôn giáo hoặc sở thích về tang lễ chỉ dựa trên quốc tịch; hãy xác nhận lại từng điểm với gia đình.

Tôi nên liên hệ đại sứ quán hoặc lãnh sự quán về những vấn đề gì?

Hãy liên hệ với đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của quốc gia hoặc khu vực nơi người quá cố cư trú để thông báo về cái chết và tình trạng hiện tại của các thủ tục. Bộ phận lãnh sự có thể hướng dẫn cách liên lạc với các thành viên gia đình, cách xử lý các giấy tờ cần thiết và nơi để tìm hiểu về việc chuyển thi hài ra nước ngoài. Phạm vi dịch vụ và các giấy tờ cần thiết khác nhau tùy thuộc vào quốc gia/khu vực và hoàn cảnh, vì vậy vui lòng kiểm tra riêng từng trường hợp.

Khi liên lạc, hãy chuẩn bị sẵn thông tin hộ chiếu của người quá cố, địa điểm và ngày mất được báo cáo, tên và mối quan hệ của người liên hệ, và thông tin liên lạc của cơ quan cảnh sát hoặc bệnh viện có liên quan. Nếu các thành viên gia đình đang ở nước ngoài và có kế hoạch đến thăm Nhật Bản, họ cần tự mình xác nhận các giấy tờ đi lại và yêu cầu nhập cảnh với các cơ quan chức năng có liên quan.

Việc ghi chép lại các cuộc tư vấn với đại sứ quán/lãnh sự quán, các cuộc liên lạc với công ty bảo hiểm và các quyết định mà gia đình bạn đã đưa ra, cùng với ngày tháng, sẽ giúp bạn dễ dàng giải thích mọi việc hơn nếu người phụ trách thay đổi.

Chúng tôi sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm trước khi đưa ra quyết định.

Nếu bạn có bảo hiểm du lịch, hãy liên hệ với công ty bảo hiểm hoặc dịch vụ hỗ trợ khẩn cấp trước khi sắp xếp bất kỳ việc gì liên quan đến tang lễ, hỏa táng hoặc vận chuyển. Phạm vi bảo hiểm, thời điểm liên hệ, các dịch vụ có sẵn, các giấy tờ cần thiết và phương thức thanh toán sẽ khác nhau tùy thuộc vào chính sách bảo hiểm của bạn. Ngay cả khi bạn không tìm thấy số hợp đồng bảo hiểm, hãy kiểm tra hợp đồng bảo hiểm, xác nhận đặt chỗ, thẻ tín dụng và các giấy tờ của đại lý du lịch và hỏi ý kiến của họ trong khả năng tốt nhất của bạn.

Bạn cần thông báo cho công ty bảo hiểm của mình về hoàn cảnh tử vong, địa điểm hiện tại, thông tin liên lạc của gia đình và các đầu mối liên hệ cần thiết như cảnh sát và bệnh viện. Nếu bạn muốn vận chuyển thi thể, bạn cũng cần kiểm tra với hãng hàng không, điểm đến, đại sứ quán và lãnh sự quán về các giấy tờ và thủ tục cần thiết. Điều quan trọng là phải kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng trước khi tiến hành các thủ tục, thay vì cho rằng chúng sẽ được bảo hiểm chi trả.

Những điều bạn nên hỏi công ty bảo hiểm của mình

• Số điện thoại liên lạc, người liên hệ và phương thức liên lạc trong tương lai
• Các tài liệu hiện đang cần và liệu có hạn chót nộp hồ sơ hay không.
• Cách kiểm tra mức bồi thường cho dịch vụ mai táng, hỏa táng, lưu giữ tạm thời và vận chuyển.
• Quy trình thanh toán và cách lưu giữ biên lai.
• Khả năng tiếp cận các dịch vụ hỗ trợ liên lạc với người thân ở nước ngoài

Tìm hiểu về dịch vụ tang lễ và hỏa táng tại thành phố Saitama.

Khi nói lời tạm biệt ở Nhật Bản, bạn có thể cân nhắc các lựa chọn như tang lễ riêng tư chỉ có người thân thiết tham dự, lễ hỏa táng đơn giản không cần nghi lễ trang trọng, hoặc một buổi lễ được tổ chức sau khi người thân và bạn bè quen biết đến Nhật Bản. Phương pháp nào phù hợp phụ thuộc vào thời điểm các thành viên gia đình có thể đến Nhật Bản, nguyện vọng của người quá cố, các yếu tố tôn giáo và văn hóa, ngân sách và khả năng đáp ứng của cơ sở vật chất. Tốt nhất là không nên vội vàng đưa ra quyết định, mà hãy viết ra những ưu tiên của mình và thảo luận với gia đình.

Saitama City Hikari Kaikan là một cơ sở tang lễ, còn việc hỏa táng được thực hiện tại Đài hỏa táng Urawa hoặc Omiya Seien. Điều kiện sử dụng, tình trạng sẵn có, giấy tờ cần thiết và tiêu chí tiếp nhận có thể thay đổi, vì vậy vui lòng kiểm tra với từng cơ sở. Những việc có thể làm tại địa điểm tổ chức tang lễ và các thủ tục tại đài hỏa táng không giống nhau. Nếu quý vị có mong muốn nói lời tạm biệt theo cách riêng, vui lòng thông báo càng sớm càng tốt và xác nhận xem yêu cầu đó có thể được đáp ứng hay không.

Việc quyết định mang tro cốt ra nước ngoài hay giữ lại ở Nhật Bản là một quyết định quan trọng đối với các gia đình. Mang tro cốt ra nước ngoài có thể cần kiểm tra các yêu cầu của hãng hàng không, quốc gia đến, đại sứ quán hoặc lãnh sự quán. Tốt nhất là nên xác nhận tất cả các chi tiết liên quan, bao gồm cả việc xử lý vật chứa và giấy tờ, trước khi chuẩn bị bất cứ điều gì.

Tiếp tục liên lạc với các thành viên gia đình sống ở xa và những người ở khu vực xung quanh.

Ngay cả khi những người thân của người quá cố đang ở hoặc cư trú tại thành phố Ageo, thành phố Kawagoe, hoặc các khu vực khác, bước đầu tiên là xác nhận thông tin cần thiết tại nơi người quá cố đang ở. Sau đó, gia đình nên phối hợp nguyện vọng của mình về việc tham dự, chỗ ở, phương tiện đi lại và thăm viếng. Trước khi chốt số lượng người tham dự và ngày giờ, điều quan trọng là phải kiểm tra điều kiện sử dụng và khả năng đáp ứng của cơ sở.

Trong lúc đau buồn, bạn không cần phải gánh vác mọi thứ một mình. Hãy chia sẻ trách nhiệm càng nhiều càng tốt, chẳng hạn như làm người liên lạc trong nội bộ Nhật Bản, thông báo cho người thân ở nước ngoài, hoặc kiểm tra bảo hiểm và giấy tờ. Khi bạn liên hệ với chúng tôi, chỉ cần cho chúng tôi biết những gì bạn biết cho đến nay. Chúng ta sẽ cùng nhau giải quyết những việc còn chưa quyết định và suy nghĩ về cách nói lời tạm biệt sao cho gia đình bạn cảm thấy được an ủi.